Werkbonnen
Digitale werkbonnen in de garage: van papier naar tablet zonder gedoe
Een papieren werkbon is fijn, tot je hem terug nodig hebt. Digitale werkbonnen, of "ordre de réparation" voor onze Waalse lezers, zijn vandaag de standaard. Maar de overstap moet kloppen, anders saboteer je je eigen werkplaats.
In deze gids leggen we uit wat een digitale werkbon precies is, wat hij wettelijk moet bevatten in België, hoe het invoer op tablet eruit ziet, en hoe je facturatie en klantgeschiedenis automatisch laat meedraaien.
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon (of werkorder, in het Frans "ordre de réparation") is het document waarin je vastlegt welk werk je uitvoert aan een voertuig: de klant, de auto, het probleem of de opdracht, de uitgevoerde handelingen, vervangen onderdelen, gebruikte tijd en de prijs.
Digitaal betekent: gemaakt in een softwarepakket, ingevuld op tablet of pc, met handtekening op scherm, en opgeslagen als PDF die je per e-mail kunt versturen of meteen kunt omzetten naar een factuur.
Wat moet er minimaal in?
Klantgegevens
Naam, contact, adres en btw-nummer indien professioneel.
Voertuiggegevens
Merk, model, nummerplaat, kilometerstand, chassisnummer.
Probleem of opdracht
Wat de klant meldt, wat hij vraagt of wat de inspectie aan het licht bracht.
Uitgevoerde handelingen
Per lijn: arbeid, vervangen onderdeel, gebruikte tijd of materiaal.
Prijs en btw
Per regel én totaal, met btw-uitsplitsing zoals wettelijk vereist.
Handtekening
Goedkeuring van de klant: bij aanvang voor het werk én bij oplevering voor de factuur.
Werkbonnen op de werkvloer: hoe het écht moet werken
Een werkbon-tool faalt als de werkvloer hem niet gebruikt. De realiteit is dat technici niet aan een bureau zitten, ze staan met vuile handen aan een brug. Een goede oplossing voldoet aan drie eisen:
- Mobielvriendelijk: werkt op tablet of telefoon, met grote knoppen die ook met handschoenen aan klikbaar zijn.
- Snel toevoegen van lijnen via voorgedefinieerde diensten en onderdelen, geen typewerk per regel.
- Foto’s en notities: snel een foto van een lekkende slang of een versleten remblokje koppelen aan de bon.
De typische workflow van een digitale werkbon
- De afspraak komt binnen via online boeking of telefoon.
- Bij aankomst opent de balie de bon, controleert de voertuiggegevens en laat de klant zijn akkoord tekenen op tablet (eerste handtekening).
- De technieker werkt het voertuig af, voegt arbeidslijnen en eventueel extra werk toe.
- Bij oplevering controleert de klant het overzicht, plaatst de tweede handtekening en ontvangt de PDF per e-mail.
- De bon wordt automatisch een factuur, gekoppeld aan klant en voertuig in het dossier.
Werkbon en voertuighistoriek: het beste duo
Elke werkbon wordt automatisch bewaard onder het voertuig én de klant. Wanneer dezelfde auto over zes maanden terugkomt, zie je in een oogopslag wat er toen is gedaan, welke onderdelen zijn vervangen en wat eventueel nog opgevolgd moet worden. Dat is goud waard voor diagnose, en het bouwt vertrouwen bij klanten.
Veelgestelde vragen
- Mag ik mijn papieren werkbonnen vervangen?
- Ja, zolang je digitale werkbon dezelfde informatie bevat en hij geldig wordt door de handtekening van de klant. Bewaar de PDF’s minstens zeven jaar zoals voorgeschreven voor boekhouding.
- Werkt het ook bij stroom- of internetuitval?
- Ottomoto bewaart concepten lokaal in de browser en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Een korte onderbreking betekent geen verloren werk.
- Kan ik mijn eigen diensten en standaarduren vastleggen?
- Ja. Je dienstencatalogus is de basis. Eens ingesteld werk je in seconden: selecteren, eventueel duur aanpassen, klaar.
- Kan een klant zijn werkbon ontvangen in het Frans?
- Ja. De PDF en de e-mail volgen de taal van de klant. NL, FR of EN.
Stop met papier
Probeer gratis digitale werkbonnen in Ottomoto. Klant tekent, jij verstuurt, alles staat in het dossier.