Planning

Werkplaatsplanning software: hoe je de werkdruk in je garage in balans houdt

Een werkplaats die overboekt is, verliest geld door overuren en gestresste klanten. Een werkplaats die underboekt is, verliest geld door stilstand. Goede planning software vindt voor je het evenwicht.

· 9 min lezen

In deze gids: waarom Excel-planningen breken, welke principes goede garage-planning hanteert, hoe je technici en bruggen modelleert, en hoe je de planning koppelt aan online boekingen zodat alles in één systeem zit.

Waarom Excel- en papieren planningen breken

Klassieke planningen zijn statisch: één persoon onderhoudt een sheet of een whiteboard, en zodra die afwezig is gaat de structuur verloren. Bovendien houden papieren planningen geen rekening met capaciteit, beschikbaarheid van technici, of de duur van specifieke jobs.

Geen real-time updates

Als de klant aan de balie afspraakt, weet de werkplaats het pas later. Resultaat: dubbele boekingen of vergeten afspraken.

Geen capaciteitslogica

Er staan op dezelfde dag drie distributies én twee diagnoses. Dat past niet op één technieker.

Geen overzicht per technieker

Jan staat in twee dagen op vakantie, maar niemand merkte het toen die afspraken werden ingepland.

Geen historiek

Waarom liepen we vorige maand uit? Geen idee. Het whiteboard is allang gewist.

Vijf principes van goede werkplaatsplanning

  1. Eén bron van waarheid: één agenda waar zowel walk-ins, telefonische afspraken als online boekingen samenkomen.
  2. Capaciteit modelleren: aantal bruggen, aantal technici, en hun specialisaties.
  3. Tijden per dienst: een onderhoud is geen banden wisselen. Het systeem moet weten hoe lang elke job duurt.
  4. Buffers en pauzes: middagpauzes, opstart en kuisen tussen jobs, ingecalculeerd, niet "we zien wel".
  5. Visualisatie per dag en per week: een dagelijkse blik én een wekelijks beeld om uitschieters vooraf te zien.

Technici, bruggen en beschikbaarheid

Goede planning software laat je per technieker beschikbaarheid en specialisatie vastleggen. Sommige technici doen geen diagnose, anderen alleen carrosserie. Sommige bruggen zijn niet geschikt voor zware bestelwagens. Door dit te modelleren in plaats van uit het hoofd, voorkomt het systeem mismatches.

Koppeling met online afspraken

Wanneer je werkplaatsplanning gekoppeld is aan je online boekingssysteem, beslist de planning zelf welke slots beschikbaar zijn voor klanten. Een vrij uur op de agenda van een onderhoudsmonteur kan een online boekbaar slot worden voor een onderhoudsbeurt, maar niet voor een carrosseriejob.

Praktische opzet in vier stappen

  1. Definieer je openingsuren en sluitingsdagen voor het hele jaar.
  2. Voeg je technici toe, hun werkuren en eventuele specialisaties.
  3. Stel je diensten in met een realistische duur en buffer.
  4. Activeer online boekingen. De planning regelt wat klanten zien.

KPI’s om op te volgen

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn huidige planning importeren?
In de meeste pakketten kun je klanten en voertuigen importeren via CSV. Voor lopende afspraken is het vaak handiger om een knipdatum te kiezen en vanaf dan in het nieuwe systeem te werken.
Werkt de planning ook op tablet aan de balie?
Ja. Moderne garage-planning software is responsive en werkt op pc, tablet en telefoon. Aan de balie of in de werkplaats heb je hetzelfde overzicht.
Wat als een klant zelf wil verplaatsen?
In Ottomoto kunnen klanten met een korte link hun afspraak zelf herzien of annuleren, binnen de regels die jij instelt. Geen extra telefoontjes.
Hoeveel technici kunnen er in de planning staan?
Er is geen technische limiet. De grootste winst zit echter al bij een team van twee tot tien, een grootteorde die typisch is voor de Belgische onafhankelijke garage.

Probeer de planning gratis

Maak een account, voeg je team en diensten toe, en zie meteen hoe je weekplanning eruitziet.

Gratis registreren Functies & prijzen