Klantenbeheer voor je garage, in één digitaal dossier

Het probleem

Klantgegevens zitten in een papieren agenda, een excel en de hoofden van twee mensen. Vraagt een klant wat de vorige beurt was, dan duurt het even. Bij wissel van personeel verdwijnt context.

Met Ottomoto

Ottomoto bundelt klant, voertuig, afspraken en werkbonnen in één dossier. Zoek op naam, kentekenplaat of telefoonnummer en je hebt de volledige context van de klant in seconden.

Wat zit erin

• Klantenfiche met alle contactgegevens. Naam, adres, telefoon, e-mail en notities. Alles op één plek, ook bruikbaar voor opvolging.
• Gekoppelde voertuigen. Eén klant kan meerdere wagens hebben. Elk voertuig heeft eigen specs, kilometerstand en historiek.
• Volledige historiek. Afspraken, werkbonnen en notities staan chronologisch in het dossier. Je ziet meteen wat vorige keer gebeurde.
• Snelle zoekfunctie. Zoek op naam, telefoonnummer, kentekenplaat of chassisnummer. Klik door naar het dossier.
• Notities per dossier. Voeg vrije notities toe over voorkeuren, allergieën van de wagen of afspraken die je telefonisch maakte.
• Teamtoegang. Iedereen in je team werkt in hetzelfde dossier. Geen verloren post-its meer.

Zo gebruik je het in de praktijk

• Klant aan de balie. Klant komt binnen, typ de naam, open het dossier en zie meteen welke wagen en welke historiek.
• Terugbellen met context. Bel je een klant terug, dan zie je vorige interventies en lopende afspraken op één scherm.
• Werkbon vanuit het dossier. Start een werkbon rechtstreeks vanuit het klantendossier, alle gegevens worden al ingevuld.

Wat het oplevert

• Minder papier, minder verloren post-its.
• Snellere onthaaltijd aan de balie.
• Klanten voelen zich herkend en gewaardeerd.
• Context blijft bewaard bij teamwissels.

Past goed bij

• Digitale werkbonnen: Werkbonnen op tablet, met status per fase en zonder papier.
• Werkplaatsplanning: Visuele week- en dagplanning, zonder dubbele boekingen.
• Online afspraken: Klanten boeken 24 op 7 zonder dat de telefoon rinkelt.

Bekijk alle functies

Veelgestelde vragen

Kan ik bestaande klantgegevens importeren?

Klanten en voertuigen kunnen manueel worden aangemaakt. Voor grotere migraties helpen we met de eerste import, neem contact op via /contact.

Werkt klantenbeheer samen met werkbonnen?

Ja. Elke werkbon hangt aan een klant en een voertuig en verschijnt in de historiek van dat dossier.

Wie ziet welke dossiers?

Klantdossiers zijn zichtbaar voor de eigenaar en de teamleden van de garage. Het systeem volgt rollen voor toegang.

Wordt de data van klanten correct bewaard?

Ottomoto is een Belgisch platform en volgt de GDPR-regels. Lees meer op /privacy.